No universo da contabilidade e da gestão financeira, entender a diferença entre os regimes de caixa e de competência é essencial para o correto reconhecimento das receitas e despesas — tanto para fins gerenciais quanto tributários.
A escolha (ou obrigatoriedade) entre um regime e outro afeta diretamente o momento do registro contábil e a apuração de tributos, como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins e ISS.
A seguir, vamos esclarecer os conceitos e os impactos de cada regime.
📘 O que é o regime de competência?
O regime de competência considera o fato gerador da receita ou da despesa, ou seja, o momento em que o serviço foi prestado, o produto foi entregue ou a obrigação foi assumida — independentemente de quando ocorreu o pagamento ou recebimento.
Exemplo:
Uma empresa presta um serviço em julho, mas só recebe o pagamento em agosto. No regime de competência, a receita deve ser registrada em julho.
Esse regime é obrigatório para a contabilidade societária (baseada na legislação comercial) e para empresas que apuram tributos pelo Lucro Real ou Lucro Presumido.
💰 O que é o regime de caixa?
O regime de caixa reconhece receitas e despesas somente quando há efetivo recebimento ou pagamento.
Exemplo:
Se uma empresa emitiu nota em julho, mas recebeu o valor apenas em agosto, a receita será reconhecida em agosto no regime de caixa.
Esse regime é permitido, em alguns casos, para fins fiscais, especialmente para apuração de PIS e Cofins no Lucro Real e para empresas do Simples Nacional que optam por tributar suas receitas conforme o ingresso de caixa.
🧾 Reconhecimento contábil × reconhecimento fiscal
É importante separar os dois aspectos:
🔹 Reconhecimento contábil
- Sempre segue o regime de competência, conforme determina a Lei nº 6.404/76 (Lei das S.A.).
- O contador deve lançar receitas e despesas no período em que ocorreram, ainda que o pagamento não tenha sido feito.
🔹 Reconhecimento fiscal
- Pode seguir o regime de competência ou, em alguns tributos, o regime de caixa, desde que expressamente permitido por lei.
- Exemplo: no Lucro Real, a empresa pode escolher entre competência ou caixa para fins de apuração de PIS e Cofins não cumulativos.
⚠️ Cuidados na opção pelo regime de caixa
Empresas do Simples Nacional podem optar por apurar os tributos sobre a receita recebida (regime de caixa), mas devem cumprir alguns requisitos:
- Registrar corretamente os recebimentos por meio eletrônico (sistema de gestão, livro caixa ou controle detalhado);
- Manter o controle das contas a receber atualizadas, para justificar a diferença entre a nota emitida e o valor recebido;
- O regime adotado deve ser informado na DEFIS (Declaração de Informações do Simples Nacional) e mantido ao longo de todo o ano-calendário.
A falta de controle pode resultar em tributação indevida, glosa de receitas ou inconsistência em fiscalizações.
📊 Comparativo entre os regimes
| Aspecto | Regime de Competência | Regime de Caixa |
|---|---|---|
| Reconhecimento | Pelo fato gerador | Pelo pagamento/recebimento |
| Contabilidade | Obrigatório | Não aplicável |
| Tributos (Lucro Real) | IRPJ, CSLL, PIS, Cofins | PIS/Cofins podem ser pelo caixa |
| Simples Nacional | Receita por emissão | Receita por recebimento (se optar) |
| Utilização gerencial | Mais completo e preciso | Mais voltado ao fluxo financeiro |
✅ Conclusão
A escolha entre regime de caixa e competência impacta diretamente a gestão contábil, a apuração de tributos e a tomada de decisões. Enquanto a contabilidade societária exige o regime de competência, o regime de caixa pode ser uma opção fiscal viável, desde que adotado com controle e responsabilidade.
Para garantir o correto enquadramento e a conformidade com as exigências legais, conte com o apoio técnico da Silva’s Contabilidade. Atuamos com orientação estratégica e acompanhamento preciso do regime adotado pela sua empresa, assegurando tranquilidade e eficiência fiscal.
