As obrigações acessórias ECD (Escrituração Contábil Digital) e ECF (Escrituração Contábil Fiscal) são de extrema importância para empresas que estão no Lucro Real ou Lucro Presumido. O cumprimento correto e dentro do prazo dessas obrigações não apenas evita multas e penalidades, mas também garante que a contabilidade da empresa esteja em conformidade com a Receita Federal.
Neste post, vamos te ajudar a entender como se organizar e facilitar a entrega da ECD e ECF, para que você evite problemas e mantenha sua empresa em dia com o Fisco.
📑 O que são ECD e ECF?
Antes de começarmos a organização, é importante entender o que são essas obrigações:
- ECD (Escrituração Contábil Digital): É a versão digital da escrituração contábil tradicional. Ela substitui o livro Diário e o livro Razão, devendo ser entregue até o final do mês de maio do ano seguinte ao que se refere a escrituração. Aplica-se a empresas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido, ou aquelas que tenham optado pelo Simples Nacional em casos específicos.
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal): É a declaração que substitui a antiga DIPJ (Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica). A ECF deve ser entregue até o final de julho do ano seguinte, e ela contém informações fiscais e tributárias da empresa.
🗂️ Passo a Passo para se Organizar
A organização é fundamental para garantir que o processo de entrega das obrigações seja tranquilo. Aqui está um passo a passo para te ajudar:
1️⃣ Prepare os documentos financeiros e fiscais
A base para a entrega tanto da ECD quanto da ECF é a documentação contábil e fiscal da empresa. Assegure-se de ter:
- Livros contábeis digitalizados (se não for uma empresa que já faz isso digitalmente)
- Extratos bancários de todas as contas da empresa
- Notas fiscais de entradas e saídas
- Recibos e comprovantes de despesas e receitas
- Comprovantes de retenções de impostos
- Documentos de alterações societárias, se houver
Organize tudo em pastas de fácil acesso, separando por tipo de documento e período.
2️⃣ Realize a conciliação bancária e o fechamento das contas
Antes de enviar qualquer coisa para a Receita Federal, o contador precisa garantir que todas as contas estão conciliadas. A conciliação bancária é essencial para evitar erros na apuração dos impostos e garantir que os saldos contábeis estejam de acordo com a realidade financeira da empresa.
Verifique se todas as entradas e saídas estão corretamente registradas e conferidas. Isso pode envolver também ajustes de inventário e de contas a pagar e a receber.
3️⃣ Verifique os documentos fiscais e os impostos apurados
Certifique-se de que todos os impostos devidos foram calculados corretamente, principalmente os impostos sobre a receita bruta e custos operacionais. No caso do Lucro Real, o contador deve verificar as deduções permitidas, como as despesas com depreciação e amortização.
Para empresas no Lucro Presumido, a base de cálculo é mais simplificada, mas ainda é importante garantir que as receitas e despesas estejam corretamente registradas.
4️⃣ Revise os lançamentos contábeis e fiscais
Faça uma revisão final nos lançamentos contábeis. Todos os registros precisam ser consistentes e estar dentro das normas fiscais, garantindo que as informações declaradas na ECD e ECF estejam corretas. Qualquer erro pode levar a multas e penalidades.
Se for possível, faça uma simulação das declarações utilizando um sistema de contabilidade digital ou uma ferramenta oferecida pelo seu contador, para checar se tudo está correto.
5️⃣ Envie os arquivos de forma correta e dentro do prazo
A ECD e a ECF devem ser enviadas no formato correto via SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Certifique-se de que todos os arquivos estejam em conformidade com as exigências da Receita Federal, incluindo:
- Certificado Digital
- Arquivos no formato .TXT ou .XML
- Confirmação de recebimento via e-CAC
Lembre-se dos prazos: a ECD deve ser entregue até 31 de maio, e a ECF até 31 de julho do ano seguinte ao da escrituração.
🔑 Dicas para Facilitar o Processo
- Comece cedo: Não deixe para última hora. Organize os documentos o quanto antes e comunique-se com seu contador regularmente.
- Use tecnologia: Se possível, utilize sistemas de gestão contábil e fiscal para integrar informações e evitar retrabalho.
- Fique atento às mudanças: A legislação fiscal pode mudar anualmente, então sempre verifique se há atualizações ou novos requisitos para a ECD e ECF.
💬 Conclusão
Organizar-se para a entrega da ECD e da ECF pode parecer uma tarefa árdua, mas com planejamento e acompanhamento contínuo do contador, esse processo pode ser muito mais tranquilo. Lembre-se: manter tudo em dia não só evita problemas com o Fisco, mas também contribui para a saúde financeira da sua empresa.
Seguindo esses passos e mantendo uma boa comunicação com seu contador, você estará sempre um passo à frente, sem surpresas ou dores de cabeça quando chegar o momento de fazer as entregas.
