No Brasil, muitas empresas começam suas atividades de maneira informal, seja por falta de conhecimento sobre a necessidade de regularização, seja por questões burocráticas ou financeiras. No entanto, a informalidade pode gerar uma série de problemas, como a falta de acesso a crédito, dificuldades fiscais e riscos trabalhistas. Regularizar uma empresa informal é essencial para garantir o crescimento sustentável do negócio e evitar complicações legais. A seguir, mostramos o passo a passo para regularizar uma empresa informal e dar-lhe a base necessária para operar legalmente.
1. Verifique a necessidade de formalização
O primeiro passo para regularizar uma empresa informal é entender a necessidade dessa formalização. Empresas informais operam fóruns do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), o que pode resultar em dificuldades de acesso a serviços financeiros, como crédito e empréstimos. Além disso, a informalidade impede que o negócio tenha acesso a benefícios fiscais e trabalhistas, além de expor o empresário a riscos, como multas e ações trabalhistas.
Se seu objetivo é expandir o negócio, obter contratos com grandes clientes ou acessar linhas de crédito mais vantajosas, a formalização é um passo fundamental. A regularização também garante que você cumpra as obrigações fiscais e evite problemas com a fiscalização.
2. Escolha o tipo de formalização mais adequado
A escolha do tipo de formalização depende da porta e da natureza do negócio. No Brasil, as principais formas de formalização de empresas são:
- MEI (Microempreendedor Individual): Ideal para quem trabalha por conta própria, com faturamento anual de até R$ 81.000,00. O MEI oferece vantagens como o acesso a benefícios previdenciários e isenções de impostos como ICMS e ISS em algumas condições.
- Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP): Empresas com faturamento anual superior a R$ 81.000,00 e até R$ 4,8 milhões podem se formalizar como ME ou EPP, com a possibilidade de adotar o Simples Nacional, um regime tributário simplificado.
- Sociedade Limitada (LTDA): Para empresas que são voluntárias de sócios e de capital social maior, a constituição de uma LTDA pode ser uma boa opção. Este modelo exige um processo de formalização mais complexo, mas oferece mais flexibilidade para os sócios.
3. Faça o registro na Junta Comercial
Após escolher a modalidade de formalização, o próximo passo é registrar a empresa na Junta Comercial do estado onde a empresa irá operar. Esse processo é essencial para garantir que uma empresa seja reconhecida legalmente.
Para isso, será necessário apresentar alguns documentos, como:
- Contrato social ou exigência de empresário (dependendo do tipo de empresa);
- Documento de identidade e CPF dos sócios;
- Comprovante de endereço da empresa;
- Declaração de enquadramento no Simples Nacional (se aplicável).
A Junta Comercial emitirá um número de inscrição que permitirá que uma empresa seja identificada no sistema da Receita Federal.
4. Obtenha o CNPJ
Com o registro na Junta Comercial, o próximo passo é obter o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) na Receita Federal. Este cadastro é essencial para que a empresa tenha um número de identificação fiscal e possa emitir notas fiscais, pagar impostos e contratar funcionários.
O processo de obtenção do CNPJ pode ser feito online, no site da Receita Federal. Para a solicitação, é necessário preencher um formulário eletrônico com dados da empresa, como nome, endereço, atividades econômicas, entre outros. Uma vez aprovado, o CNPJ será emitido e a empresa será formalmente regularizada.
5. Alvará de Funcionamento
O alvará de funcionamento é uma licença necessária para que a empresa exerça suas atividades no município onde estiver localizada. Esse documento é emitido pela prefeitura local e é obrigatório para a maioria dos tipos de negócios, especialmente aqueles que envolvem o atendimento direto ao público ou atividades comerciais.
A entrega do alvará poderá envolver o cumprimento de normas de segurança, higiene, saúde e outras critérios legais. O processo de solicitação varia de acordo com o município, por isso é importante consultar a prefeitura para entender os requisitos específicos.
6. Inscrição Estadual e Municipal
Dependendo da atividade da empresa, também pode ser necessário obter inscrições estaduais e municipais. A inscrição estadual é realizada para empresas que realizam operações de venda de mercadorias e prestam determinados tipos de serviços. Já a inscrição municipal é necessária para atividades comerciais e de prestação de serviços, como o ISS (Imposto Sobre Serviços).
Cada estado e município tem suas regras e processos, por isso é importante verificar quais são as obrigações fiscais de sua empresa.
7. Registre os colaboradores
Se uma empresa tiver funcionários, é preciso fazer o registro deles no Sistema de Previdência Social (INSS) e no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). Além disso, a empresa deve garantir que os direitos trabalhistas sejam cumpridos, como o pagamento de salário, férias e 13º salário.
A formalização do vínculo trabalhista é essencial para evitar problemas futuros com a justiça do trabalho, além de garantir que os funcionários tenham acesso a direitos e benefícios legais.
8. Organize uma contabilidade
Por fim, é importante organizar a contabilidade da empresa. Isso inclui escrituração fiscal, controle de receitas e despesas, emissão de notas fiscais e pagamento correto dos impostos. A contabilidade regular ajuda a evitar problemas fiscais e manter a empresa em conformidade com a legislação.
Para empresas de pequeno porte, a contabilidade pode ser feita por um contador autônomo ou escritório de contabilidade especializado. O contador auxiliará no cumprimento das obrigações fiscais e no planejamento tributário da empresa.
Conclusão
Regularizar uma empresa informal pode parecer um processo burocrático e desafiador, mas é um passo essencial para garantir o sucesso e a longevidade do negócio. Ao seguir esse passo a passo, você estará criando uma base sólida para o crescimento da empresa, além de evitar riscos legais e fiscais.
Se você precisa de orientação sobre como regularizar sua empresa, a Silva’s Contabilidade está aqui para ajudar. Com nossa experiência e know-how, podemos auxiliar no processo de formalização, garantindo que sua empresa esteja em conformidade com todas as obrigações legais e fiscais. Entre em contato conosco e dê o próximo passo para o sucesso do seu negócio!
